Использование личного автомобиля в служебных целях и заправка гсм 2024

Компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях сверх установленной нормы (код 4030).

Пункт 2 части 3 статьи 13, пункт 5 части 4 статьи 48 Закона о подоходном налоге и постановление Правительства Республики от 14 июля 2006 г. N 164 “Порядок ведения учета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля при исполнении служебных или трудовых обязанностей” устанавливают не облагаемые налогом предельные ставки, в пределах которых работодатель может выплачивать работнику компенсацию за использование личного автомобиля.

В интересах работодателя компенсация за использование личного автомобиля чиновникам, работникам, членам органа управления или контроля возможна только на основании ведения учёта.

ГСМ, за техобслуживание, за текущий ремонт и других расходов,

условия, порядок и сроки выплаты такой компенсации.

В качестве примера назовем Положение об использовании автомобилей в служебных и личных целях, утвержденное руководителем организации или предпринимателем.

В подобных ситуациях в трудовом договоре или дополнительном соглашении (соглашении), которым определяют использование личного автомобиля работника в служебных целях, можно детально не прописывать размер, условия и процедуру выплаты компенсации, а просто сослаться на такой локальный нормативный акт.

Какие документы о расходах на ГСМ представить работодателю?

Компенсацию расходов ГСМ, включая компенсацию расходов на бензин, сотруднику выплатят только после того, как он представит подтверждающие документы.

Это могут быть, например, отчеты, путевые листы, чеки АЗС, квитанции.

В документе нужно отразить должности сотрудников, а также условия и порядок возмещения.

Заявление на компенсацию за транспорт – как написать

Чтобы получить компенсацию за использование личного авто в служебных целях сотруднику необходимо написать работодателю заявление на получение выплаты с указанием того, как часто используется личный автомобиль и в каких целях. К заявлению нужно приложить копию ПТС на транспортное средство и предоставить подтверждающие расходы документы (письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13 ноября 2018 года). Также ФНС в своем письме № 04-2-06/419@) от 02.06.2004 г указывает на оформление путевого листа при использовании собственного авто в интересах компании.

Конкретный вид документов смотрите в трудовом договоре, дополнительном соглашении к нему, другом соглашении, которое оформили с работодателем, или в локальном нормативном акте компании или индивидуального предпринимателя.

Иногда для выплаты компенсации ГСМ, компенсации топлива сотруднику при использовании личного транспорта надо дополнительно написать заявление. В таком случае к нему обычно прикладывают расчет компенсации, а также копии документов, которые подтверждают понесенные расходы.

ФНС России также поясняла, какие документы подтверждают произведенные сотрудником расходы по использованию личного автомобиля, в том числе расходы на ГСМ (письмо от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.

Договор ГПХ.
Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.

Аренда автомобиля

Сдача личного авто в аренду для того, чтобы впоследствии пользоваться им в служебных целях, является распространенной практикой.

1 200 рублей в месяц – за мотоцикл.

Эти лимиты действуют только для компенсации за использование авто.

А расходы на приобретение ГСМ возмещают госслужащим дополнительно, сверх этой компенсации, по фактическим затратам. Их надо непременно подтвердить соответствующими документами: счетами, квитанциями, кассовыми чеками и другими. При возмещении расходов на ГСМ максимальный размер компенсации, который мы указали выше, не применяют (пункты 4 – 6 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563).

Предельные размеры компенсации за ГСМ работникам компаний, которые не финансируются за счет бюджета

Организации, которые не финансируются из бюджета, и предприниматели могут установить лимиты компенсации расходов ГСМ сотруднику за использование личного автомобиля по своему усмотрению, в любых размерах.

Компании, для которых применение транспорта главный вид деятельности, используют форму путевого листа с реквизитами, указанными во 2 разделе приказа Минтранса № 152. Если же автомобиль нужен компании для исполнения функции управления и производства, то лист может быть разработан в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

Компании нередко применяют ПЛ, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ № 78 еще в 1997 г. В нем содержатся разные формы ПЛ исходя из вида автомобиля, к примеру, форма 3 предназначена для легкового авто, а форма 4 – для грузовика.

ПЛ регистрируются в специальном журнале.
Их учет взаимосвязан с учетом горюче-смазочных материалов. Если компания не автотранспортная, то листы составляются тогда, когда следует подтвердить обоснованность расходов, к примеру, 1 раз в неделю или 1 раз в месяц.

НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ, компенсация за использование личного транспорта при УСН учитывается после ее выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ) и в пределах установленных норм. Учитывать разрешается только те расходы, которые документально подтверждены.

При УСН с объектом «доходы» учесть компенсацию, выплаченную работнику за использование личного авто, не получится (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

В соответствии с абз. 2, 11 п. 1 ст. 217 НК РФ, налогообложение компенсации за использование личного автомобиля налогом на доходы физических лиц не производится. Эта норма освобождает от обложения НДФЛ все виды компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Эти компенсационные выплаты не подлежат обложению и страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и работником (абз.

В каких случаях положена компенсация

Трудовым законодательством регламентировано получение работником компенсации за использование своего личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах.

Согласно ст. 188 ТК РФ, работнику оплачиваются:

• использование и износ (амортизация) инструмента, личного транспорта, оборудования и другого имущества, принадлежащего работнику;
• расходы, связанные с их использованием.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Если работодатель принял решение о выплате компенсации за авто сотруднику, то выплату и ее размер необходимо прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении (ст. 168.1 ТК РФ).

НК РФ).

Как отразить в бухучете

В бухгалтерском учете обязательно проводят начисление компенсации за использование личного автомобиля — проводки такие:

• Дт 20 Кт 73;
• Дт 26 Кт 73;
• Дт 44 Кт 73.

Затраты признают управленческими расходами по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором выплатили возмещение работнику (п. 5, 6, 7, 16, 18 ПБУ 10/99).

Приведем пример.

В трудовом договоре с сотрудником прописано использование его собственной машины в служебных целях и определен порядок возмещения затрат. Размер компенсационных выплат определяют по ежемесячному износу автомобиля — 1500 рублей. Учитывают и расходы на эксплуатацию и ГСМ. Работник ежемесячно подтверждает расходы всеми необходимыми документами.

По итогам отчетного месяца сотрудник предоставил чеки и квитанции.

Нередко в служебных целях сотрудник использует личный автомобиль. Например, работник с согласия работодателя может на собственной машине отправиться в командировку. При этом работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно (ст.
168 ТК РФ). И в случае поездки в командировку на личном авто к таким расходам, в частности, относятся расходы на ГСМ.

Каким образом работнику возмещаются расходы на ГСМ

Еще до отправки в командировку нужно зафиксировать, как именно работнику будут возмещаться расходы: в размере фактически понесенных расходов или некая фиксированная сумма.

Вы можете заключить с сотрудником соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. Соответственно, работнику будет положена компенсация, указанная в этом соглашении.

При исчислении налога на прибыль к учету принимаются все компенсационные выплаты (затраты на ГСМ и эксплуатационные расходы), но в пределах норм Постановления Правительства № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Превышающие норму суммы при налогообложении учитываться не будут (п. 38 ст. 270 НК РФ).

При налоговом учете подтверждающими расходы документами будут:

• путевые листы с отражением маршрута движения, километража и расхода ГСМ;
• журнал учета поездок, в котором есть записи о цели производственной поездки и маршруте следования;
• отчет работника о поездках в течение месяца, с описанием необходимости каждой;
• расчет суммы компенсации с учетом понесенных затрат и интенсивности использования;
• трудовой договор или соглашение к нему, должностная инструкция, содержащие пункт о разъездной работе сотрудника.